Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitungen in dieser Erklärung ist:

Webvines
Hofgartenstraße 28a, 86551 Aichach, Deutschland
E-Mail: support@skaldion.de

Kontakt für den Datenschutz: support@skaldion.de

2. Wofür diese Erklärung gilt und wofür nicht

Diese Erklärung gilt für Skaldion Chat Agent als Angebot des Verantwortlichen: die Produktseite, die Rechtsseiten, die Info-Seite zu unserem Crawler, das Kundencenter mit Konten und Mitgliedern, Bestellung und Zahlung, unsere E-Mails und den Einrichtungsassistenten.

Nicht für die Chats auf den Websites unserer Kunden: Wenn Sie auf der Website eines Unternehmens dessen Chat-Assistenten nutzen, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher. Wir verarbeiten Ihre Angaben und Nachrichten dann nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Welche Daten das sind, wofür und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung dieses Unternehmens; dorthin richten Sie bitte auch Anfragen zu Ihren Rechten. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Anliegen an das Unternehmen weiter. Nur wenn wir auf unserer eigenen Produktseite einen Chat-Assistenten anbieten, sind wir dafür selbst verantwortlich (Abschnitt 10).

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Wenn Sie unsere Seiten aufrufen, verarbeitet unser Server Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung und verweisende Seite. Im Zugriffsprotokoll speichern wir die IP-Adresse nur gekürzt (IPv4 auf die ersten drei Blöcke, IPv6 auf die ersten 48 Bit); Zugangsschlüssel und Token in Adressen werden geschwärzt. Anwendungsprotokolle enthalten keine Inhalte von Gesprächen.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Auslieferung der Seiten, sicherer und stabiler Betrieb, Fehlersuche, Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie lange: 14 Tage.

4. Cookies, Speicher im Browser, Schriften

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen und, wenn Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“ wählen, ein Cookie, das Sie wiedererkennt, bis Sie sich abmelden. In der Sitzung merken wir uns Ihre Sprache und, im Kundencenter, den gewählten Zugang. Die Sitzung endet 120 Minuten nach der letzten Aktivität. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein und laden keine Inhalte von fremden Servern. Schriften liefern wir selbst aus; es werden keine Daten an Schriftanbieter übermittelt.

5. Registrierung und Kundenkonto

Für ein Konto im Kundencenter verarbeiten wir Vor- und Nachname, Firma, E-Mail-Adresse, das Passwort (nur als Hashwert), Ihre Sprache und Ihre Bestätigung, dass Sie diese Hinweise gelesen haben. Bei der Registrierung nehmen Sie für Ihre Firma die AGB und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an; wir speichern dazu Zeitpunkt, Konto, Ihre IP-Adresse in gekürzter Form, die Sprache, Fassung und Prüfsumme der angenommenen Dokumente. Ihre E-Mail-Adresse bestätigen Sie über einen Link, der 60 Minuten gilt. Ist eine Adresse schon registriert, schicken wir statt eines neuen Kontos einen Hinweis an diese Adresse. Gegen automatisierte Registrierungen prüfen wir ein verstecktes Feld und die Zeit bis zum Absenden.

Im Konto können Sie Ihren Namen, Ihre Sprache, Ihre E-Mail-Adresse (mit Bestätigung an die neue Adresse) und Ihr Passwort ändern und freiwillig einen zweiten Faktor einrichten (Einmalcodes aus einer App mit Wiederherstellungscodes; beides speichern wir verschlüsselt). Fehlversuche bei der Anmeldung und bei Codes begrenzen wir; dazu verarbeiten wir kurzzeitig Zähler je Konto und IP-Adresse. Ein neues Passwort oder eine neue E-Mail-Adresse beendet Ihre anderen Sitzungen. Sie können Ihr Konto im Kundencenter selbst löschen.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Kontos und Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Sicherheit der Konten und Nachweis der Annahme der Vertragsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie lange: nicht bestätigte Registrierungen 7 Tage; Konten, bis Sie sie löschen oder der Zugang Ihrer Firma gelöscht wird; Nachweise der Annahme wie Vertragsdaten (Abschnitt 7).

6. Mitglieder und Einladungen

Inhaber eines Zugangs können weitere Personen mit einer Rolle (Inhaber, Administrator, Redakteur, Mitarbeiter) einladen. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, die Rolle und wer eingeladen hat. Der Link in der Einladung gilt 7 Tage; wir speichern ihn nur als Hashwert. Eingeladene legen ein Konto nach Abschnitt 5 an oder melden sich mit ihrem bestehenden Konto an.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Zusammenarbeit im Zugang des Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Kunden; gegenüber eingeladenen Beschäftigten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser und des Kunden Interesse an der Zusammenarbeit im Zugang).
• Wie lange: Einladungen 30 Tage nach Ablauf oder Annahme; Mitgliedschaften, bis sie entfernt werden.

7. Bestellung, Vertrag und Lizenzverwaltung

Für eine Bestellung verarbeiten wir die Vertragsdaten Ihrer Firma (Firma, Anschrift, Land, Umsatzsteuer-Identifikations- nummer, E-Mail-Adresse für Rechnungen), Tarif, Bestellung und Status, die Annahme der Vertragsunterlagen (wie in Abschnitt 5) sowie Status und Laufzeit des Abos. Für Lizenz, Tarif und Überwachung übermitteln wir Mandanten-Kennung, Firma, Anschrift, Land, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Tarif und Status an unser Lizenzsystem. Es ist ein eigenes System desselben Verantwortlichen und wird bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben; es erhält keine E-Mail-Adressen und keine Daten von Besuchern.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Abschluss und Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Wie lange: für die Dauer des Vertrags, danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO: sechs bzw. zehn Jahre).

8. Zahlung über Stripe

Die Zahlung wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland). Sie geben Ihre Zahlungsdaten direkt auf den Seiten von Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Stripe übermitteln wir Firma, E-Mail-Adresse, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Tarif und Preis sowie Kennungen von Zugang und Bestellung. Von Stripe erhalten wir den Status von Zahlungen und Abo, Rechnungen sowie Art und die letzten Ziffern des Zahlungsmittels. Rechnungen und Zahlungsmittel verwalten Sie im Kundenportal von Stripe.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Zahlung, Rechnungen, Steuerberechnung, Mahnlauf (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Aufbewahrung der Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Rolle von Stripe: Stripe verarbeitet die Daten teils in unserem Auftrag, teils als eigener Verantwortlicher, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung finanzaufsichtsrechtlicher Pflichten. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.
• Drittland: Stripe gehört zu einem Konzern mit Sitz in den USA; Daten können dorthin übermittelt werden. Die Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); daneben setzt Stripe Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ein (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Wie lange: bei Stripe nach dessen Fristen; Rechnungen zehn Jahre.

Stripe erhält nie Daten von Besuchern der Chats.

9. E-Mails

Wir senden Ihnen E-Mails zu Konto und Vertrag: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Willkommen, Einladungen, Link zum Zurücksetzen des Passworts (gilt 60 Minuten), Erinnerung an das Ende der Testphase, Warnungen zum Kontingent, Bestellung, Zahlung und Mitteilungen nach den AGB. Werbe-E-Mails oder Newsletter senden wir nicht.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Durchführung des Vertrags und Sicherheit des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Dienstleister: Für den Versand nutzen wir einen E-Mail-Dienst als Auftragsverarbeiter: SiteGround Spain S.L.. Er erhält Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und die technischen Versanddaten.
• Wie lange: Bis zum Versand liegen E-Mails nur verschlüsselt bei uns. Ein Protokoll, welche E-Mail an wen ging, führen wir nicht.

10. Unser eigener Chat-Assistent

Bieten wir auf unserer Produktseite selbst einen Chat-Assistenten an, gelten dafür die Angaben, die wir auch unseren Kunden für ihre Datenschutzerklärung bereitstellen: Ihre Fragen und die Antworten, Angaben, die Sie selbst machen, eine Zusammenfassung an unser Team; Verarbeitung durch die KI-Anbieter nach Abschnitt 12. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfragen zu unserem Angebot) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (schnelle Beantwortung von Fragen). Gespräche löschen wir 90 Tage nach der letzten Nachricht. Das Chatfenster weist darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen und Antworten Fehler enthalten können.

11. Einrichtungsassistent und Rückmeldungen

Im Kundencenter hilft ein KI-Assistent beim Einrichten eines Chat-Assistenten und macht Vorschläge aus hochgeladenen Dokumenten. Ihre Nachrichten an den Assistenten, die aktuellen Einstellungen und gegebenenfalls Dokumenttext gehen dafür an einen KI-Anbieter (Abschnitt 12). Wünsche, die der Assistent nicht erfüllen konnte oder die Sie verworfen haben, speichern wir mit Kategorie, Zeitpunkt, Konto und Zugang verschlüsselt, um den Assistenten und die Plattform zu verbessern; dabei nur Ihre letzte Nachricht, gekürzt auf 500 Zeichen. Einzelne Beispiele übernehmen wir dauerhaft in die Regeln des Assistenten, aber erst nachdem wir Angaben zu Personen und zum Kunden entfernt haben.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Assistenten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Verbesserung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie lange: Rückmeldungen 90 Tage.

Zusätzlich messen wir je Aufruf eines KI-Anbieters Zugang, Chat-Assistent, Zweck, Anbieter, Modell, Tokenzahl, Kosten und Antwortzeiten, ohne Inhalte, für Kontingente, Abrechnung und Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

12. KI-Anbieter

Antworten, Zusammenfassungen und Vorschläge erzeugen Sprachmodelle von KI-Anbietern in der Europäischen Union, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind: Scaleway SAS (Paris, Frankreich) und, als zweiter Anbieter, mittwald CM Service GmbH & Co. KG (Espelkamp, Deutschland). Sie erhalten je Anfrage nur die dafür nötigen Daten, über eine verschlüsselte Verbindung, und verwenden sie nicht zum Training von Modellen. Wir selbst verwenden Ihre Daten ebenfalls nicht zum Training.

13. Website lesen: unser Crawler SkaldionBot

Auf Auftrag eines Kunden liest unser Crawler öffentlich erreichbare Seiten von dessen Website, damit der Chat-Assistent daraus antworten kann. Er gibt sich als SkaldionBot mit einem Link auf unsere Info-Seite zu erkennen, beachtet robots.txt und liest nur Seiten der freigegebenen Domain. Der Kunde bestätigt, dass er dazu berechtigt ist. Enthalten die Seiten personenbezogene Daten (z. B. Ansprechpartner), verarbeiten wir sie im Auftrag des Kunden (Abschnitt 2). Betreiber der Website erhalten die IP-Adresse unseres Servers, nicht Daten von Personen.

14. Hosting und Datensicherung

Die Plattform läuft auf einem Server der Contabo GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland. Datensicherungen werden täglich verschlüsselt und in einer Storage Box der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert und nach 7 Tagen gelöscht. Beide sind unsere Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb, Wiederherstellbarkeit) und Art. 32 DSGVO.

15. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger sind die genannten Auftragsverarbeiter (Hosting, Datensicherung, KI-Anbieter, E-Mail-Dienst), Stripe und, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Behörden. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nur über Stripe möglich (Abschnitt 8); alle anderen Empfänger verarbeiten die Daten in der EU.

16. Speicherdauer im Überblick

17. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Konto und einen Vertrag brauchen wir die als Pflicht gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir kein Konto anlegen und keinen Vertrag schließen. Gesetzlich verpflichtet sind Sie dazu nicht.

18. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an support@skaldion.de. Viele Angaben können Sie im Kundencenter selbst ändern oder löschen.

19. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem wir unseren Sitz haben.

20. Keine automatisierte Entscheidung, keine Werbung, kein KI-Training

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, bilden keine Profile, nutzen Ihre Daten nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

21. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir Kunden per E-Mail mit.

Diese Erklärung gibt es auf Deutsch und Englisch; maßgeblich ist die deutsche Fassung.